Office 365 – zawsze gotowy do pracy, online i offline

Czy z usług pakietu Office 365 można korzystać tylko i wyłącznie będąc podłączonym do internetu? Microsoft postanowił raz jeszcze odpowiedzieć na to pytanie.

Office 365 to pakiet usług i aplikacji dostępnych online. Składają się na niego aplikacje Office - Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, OneNote, Access oraz szereg rozwiązań usprawniających komunikację i współpracę, dostępnych w formie usług - Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online. I tu pojawia się pytanie, które zadaje sobie wielu użytkowników. Czy usługi online oznaczają, że z Office 365 mogę korzystać jedynie, kiedy jestem podłączony do internetu? Co stanie się wówczas, kiedy nie będę miał połączenia z siecią? Czy stracę swoje dane i zasoby albo zmiany wprowadzone w dokumencie?

Reklama

Office 365 został zaprojektowany w taki sposób, aby praca była możliwa niezależnie od tego czy w danym momencie mamy dostęp do sieci. Niektóre funkcje Office 365 są  zaprojektowane z myślą o współpracy z internetem i wówczas też możemy w pełni je wykorzystać. Jednocześnie, w sytuacji braku połączenia z siecią, nadal możemy sprawnie wykonywać swoją pracę, tyle że czasowo bez dostępu do określonych funkcjonalności rozwiązania.

- Office 365, pomimo tego, że jest rozwiązaniem chmurowym i oferuje wszystkie wynikające z tego korzyści, jak większą elastyczność, czy niższe koszty w modelu subskrypcji za zużycie, jest dostępny dla użytkowników także w trybie offline. Oznacza to, że aplikacje dostępne w Office 365 działają niezależnie od tego, czy komputer jest podłączony do sieci, czy też takiego dostępu w danym momencie nie ma  - dodaje Radosław Ochotny, odpowiedzialny za usługi Office 365 w polskim oddziale Microsoft.

Dostęp do internetu gwarantuje pełną funkcjonalność usługi Office 365. Nie jest jednak tak, że brak sieci odcina nas od możliwości pracy. Wręcz przeciwnie. W sytuacji, gdy jesteśmy niepodłączeni do internetu nadal możemy napisać odpowiedź na wiadomość email od klienta, nanieść zmiany do oferty dla innego klienta czy zredagować współdzieloną z zespołem prezentację. Jedyna różnica jest taka, że wiadomość zostanie wysłana, a nasze zmiany we współdzielonych dokumentach udostępnione pozostałym ich użytkownikom, kiedy znów znajdziemy się w zasięgu internetu. 

Jak więc wygląda praca z Office 365 z punktu widzenia potencjalnej utraty łączności z Internetem?

Zapis plików bezpośrednio w chmurze

Funkcja ta umożliwia zapisywanie dokumentów Office bezpośrednio w bibliotece dokumentów SharePoint Online, zamiast na dysku twardym. Dzięki temu dokumenty są dostępne z dowolnego urządzenia. W przypadku braku dostępu do Internetu dokument zapisywany jest lokalnie na dysku, a następnie po podłączeniu do sieci automatycznie synchronizowany z biblioteką SharePoint w "chmurze".

- Nasza poczta i dokumenty są teraz umieszczone w "chmurze". W przypadku jakiejkolwiek awarii łącza internetowego w biurze, nasi klienci i pracownicy będący w terenie zyskują niezakłócony dostęp do wymaganych informacji - komentuje Kalina Grela, dyrektor zarządzający Norman Benett Group, firmy specjalizującej się w zakresie doradztwa organizacyjnego i personalnego, szkoleń biznesowych i psychologicznych, coachingu oraz audytu jakościowego.

Dostęp do poczty elektronicznej

Aplikacja Outlook 2013 pozwala na dostęp do poczty elektronicznej, kalendarzy współpracowników, zadań oraz historii konwersacji w komunikatorze Lync. Standardowo, podłączenie do Internetu pozwala na odczyt i wysyłanie wiadomości e-mail. W przypadku braku połączenia z siecią, nadal mamy jednak dostęp do odebranych wiadomości, ponieważ są przechowywane lokalnie, mamy również możliwość tworzenia i przygotowywania do wysyłki wiadomości, które w takiej sytuacji przechowane zostaną w skrzynce nadawczej i wysłane automatycznie w momencie podłączenia komputera do internetu.

Dostęp do dokumentów w chmurze

Biblioteki SharePoint Online umożliwiają przechowywanie dokumentów w chmurze oraz ich synchronizację z dokumentami przechowywanymi lokalnie. Synchronizacja odbywa się automatycznie, dlatego nie musimy pamiętać o zapisywaniu dokumentów w dwóch miejscach - w chmurze i na dysku lokalnym. Wystarczy, że wybierzemy jeden lub kilka folderów, które chcemy synchronizować z chmurą, a każdy plik zapisany w tym folderze na naszym dysku twardym zostanie skopiowany do chmury. Dzięki temu uzyskujemy dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca i urządzenia.

- Office 365 w chmurze scala wszystkie dane, które do tej pory były rozproszone, w tym informacje o dostępności sal szkoleniowych. Przykładowo, gdy organizujemy szkolenie dla klienta w naszym ośrodku Centrum Inspiracje, Office 365 pozwala nam na wyszukanie właściwego terminu, aby wszyscy zainteresowani mogli w nim uczestniczyć. Narzędzie oferuje także możliwość wyboru odpowiedniej i dostępnej w tym terminie sali - komentuje Kalina Grela, dyrektor zarządzający Norman Benett Group.

Musimy również pamiętać, że każda zmiana pliku na dysku lub w chmurze uruchamia synchronizację, dzięki czemu obie kopie pliku po chwili są identyczne. Mamy, więc zawsze pewność, że zarówno pliki zapisane chmurze jak i te zapisane na dysku naszego komputera są identyczne i najbardziej aktualne. W ten sposób możemy również synchronizować biblioteki dokumentów utworzone przez inne osoby i dzięki temu mieć dostęp do najnowszych wersji ważnych dokumentów firmowych - cenników, ofert, katalogów - nie musimy pamiętać gdzie się znajdują, bo całą zawartość takiej biblioteki możemy przechowywać na swoim komputerze, a funkcja synchronizacji zapewni nam dostęp do najbardziej aktualnych wersji tych dokumentów

Co ważne, funkcja synchronizacji plików między chmurą i dyskiem twardym została zaprojektowana tak, aby zapewnić płynną pracę z Office 365, bez względu na to czy mamy dostęp do Internetu, czy też pracujemy offline. Zmiana treści dokumentu niezależnie od tego, czy otwieramy jego kopię z naszego komputera, czy bezpośrednio z chmury jest automatycznie synchronizowana, co daje nam pewność, że pracujemy na najnowszych wersjach plików.

Wszystko to pokazuje, że usługa Office 365 nie ogranicza możliwości pracy do sytuacji, kiedy mamy połączenie z internetem. Wręcz przeciwnie. Przechowywanie dokumentów w chmurze oraz uruchomienie ich synchronizacji z komputerem umożliwia  pracę z Office 365 nawet, gdy czasowo nie mamy dostępu do sieci. Dzieje się tak nawet wówczas, gdy nie mamy akurat możliwości skorzystania ze swojego komputera, ale dzięki synchronizacji w chmurze wciąż mamy dostęp do najbardziej aktualnych, zsynchronizowanych danych.

- Rozwiązanie Office 365 umożliwiło nam pracę zespołową i sprawną komunikację pomiędzy pracownikami będącymi w różnych lokalizacjach, co jest szczególnie ważne, zważywszy na mobilny charakter naszej pracy. Dzięki temu możemy otwierać i edytować dokumenty na komputerze, tablecie czy telefonie, a nawet udostępniać widok pulpitu swojego komputera na komputerze innej osoby. Bez problemu możemy więc teraz pracować na jednym dokumencie w czasie rzeczywistym czy zdalnie prowadzić prezentacje, pomimo dzielących nas odległości. To dla nas duże ułatwienie i oszczędność czasu - mówi Paweł Schmidt, wiceprezes, z Grupy PM, firmy z branży doradczo-szkoleniowej.

INTERIA.PL/informacje prasowe
Dowiedz się więcej na temat: office 365 | MS Office | Office 2010 | Microsoft Office 2013

Reklama

Najlepsze tematy

Reklama

Strona główna INTERIA.PL

Polecamy

Rekomendacje